মন্ত্রণালয় ও বিভাগে পত্র এবং নথি নিষ্পত্তিতে বিলম্ব কমাতে আকস্মিক পরিদর্শনের উদ্যোগ নিয়েছে সরকার। বিভিন্ন মন্ত্রণালয় ও বিভাগের অতিরিক্ত সচিবদের সমন্বয়ে তিন সদস্যের একাধিক ‘পরিবীক্ষণ টিম’ গঠন করা হবে। এসব দল পূর্বঘোষণা ছাড়াই মন্ত্রণালয় ও বিভাগ পরিদর্শন করে পত্র, নথি ও কার্যাবলি নিষ্পত্তির অবস্থা যাচাই করবে।
কর্মসম্পাদনের হার তুলনামূলকভাবে কম বলে মনে হওয়া মন্ত্রণালয় ও বিভাগগুলোকে অগ্রাধিকার ভিত্তিতে এই পরিদর্শনের আওতায় আনা হবে। পরিদর্শনের দিন অথবা পরবর্তী কার্যদিবসের মধ্যেই পর্যবেক্ষণ ও সুপারিশসহ প্রতিবেদন মন্ত্রিপরিষদ বিভাগে জমা দিতে হবে।
সোমবার (২৪ আগস্ট) মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ থেকে সব মন্ত্রণালয় ও বিভাগের সিনিয়র সচিব ও সচিবদের কাছে পাঠানো এক চিঠিতে এসব নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে।
চিঠিতে বলা হয়েছে, সরকারের নির্বাচনি ইশতেহারে ঘোষিত অঙ্গীকার বাস্তবায়নে সুনির্দিষ্ট কর্মপরিকল্পনা গ্রহণ করা হয়েছে। এর অন্যতম প্রধান অভীষ্ট ২০৩৪ সাল নাগাদ বাংলাদেশকে এক ট্রিলিয়ন ডলারের অর্থনীতিতে উন্নীত করা। এ লক্ষ্যমাত্রা অর্জন নির্ভর করছে মন্ত্রণালয় বা বিভাগগুলোর কার্যক্রমের গতি, দক্ষতা ও সময়ানুবর্তিতার উপর। ফলে দাপ্তরিক কার্যক্রম ত্বরান্বিতকরণ এখন একটি জাতীয় অগ্রাধিকার।
এতে বলা হয়, মন্ত্রণালয়/বিভাগগুলোর কর্মসম্পাদন ব্যবস্থাপনায় সরকার ইতোমধ্যে ‘সরকারি কর্মসম্পাদন পরিবীক্ষণ পদ্ধতি (জিপিএমএস)’ প্রবর্তন করেছে। কৌশলগত ও ফলাফলভিত্তিক কাঠামো হিসেবে এটি কার্যকর হলেও এর তথ্য বছরে মাত্র দুইবার পর্যালোচিত হয়। কার্যক্রমের প্রকৃত গতি-প্রকৃতি অনুধাবন ও তাৎক্ষণিক সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য দৈনন্দিন কার্যক্রমের পরিবীক্ষণ-তথ্যও প্রয়োজন; অন্যথায় দুই পর্যালোচনার মধ্যবর্তী দীর্ঘ ব্যবধানে অনেক পত্র ও নথি অনিষ্পন্ন থেকে যাওয়ার আশঙ্কা থাকে।
চিঠিতে বলা হয়, প্রায়শ লক্ষ করা যাচ্ছে, কতিপয় মন্ত্রণালয়/বিভাগে পত্র ও নথি নিষ্পত্তিতে অনাকাঙ্ক্ষিত বিলম্ব ঘটছে। সুশাসন ও জনপ্রশাসন সংশ্লিষ্ট সেবা উন্নীতকরণের একটি নির্দেশক হচ্ছে যথাসময়ে পত্র নিষ্পত্তি করা। এ প্রেক্ষাপটে দৈবচয়ন ভিত্তিতে আকস্মিক পরিদর্শনের মাধ্যমে বিষয়টি নিয়মিত পর্যবেক্ষণ করা আবশ্যক।
নির্বাচনি ইশতেহার, জিপিএমএস এবং সচিবালয় নির্দেশমালা, ২০২৪-এর সঙ্গে সংগতি রেখে বিভিন্ন মন্ত্রণালয়/বিভাগের অতিরিক্ত সচিব পর্যায়ের কর্মকর্তাদের সমন্বয়ে গঠিত পুল থেকে তিন সদস্য বিশিষ্ট কয়েকটি 'পরিবীক্ষণ টিম' গঠনের সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে। বিভিন্ন মন্ত্রণালয়/বিভাগে কর্মরত অতিরিক্ত সচিবদের সমন্বয়ে গঠিত টিমকে দৈবচয়ন ভিত্তিতে পরিদর্শনের দায়িত্ব দেওয়া হবে বলেও চিঠিতে জানানো হয়েছে।
এ টিমগুলোর কর্মপরিধিতে বলা হয়, টিম পূর্বঘোষণা ব্যতিরেকে যে–কোনো মন্ত্রণালয়/বিভাগ 'সচিবালয় নির্দেশমালা, ২০২৪' অনুসারে পরিদর্শন করবে এবং ডাক ও ইস্যু রেজিস্টারসহ প্রাসঙ্গিক রেজিস্টার পর্যালোচনা করে দৈবচয়ন ভিত্তিতে পত্রের গন্তব্যস্থল ও নিষ্পত্তির অবস্থা যাচাই করবে।
ডি-নথি বা হার্ড নথি ব্যবস্থায় নথি উপস্থাপন ও নিষ্পত্তির অবস্থা, অনিষ্পন্ন নথির সংখ্যা এবং বিলম্বিত নিষ্পত্তির হার পরীক্ষা করবে। কার্যাবলি ও কেস নিষ্পত্তির সার্বিক ব্যবস্থাপনা-কর্ম-বণ্টন, নথির প্রবাহ ও সময়সীমা প্রতিপালন-পর্যালোচনা করবে।
মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ তাৎক্ষণিকভাবে টিম গঠন ও দায়িত্ব বণ্টন করবে উল্লেখ করে চিঠিতে বলা হয়, কর্মসম্পাদনের হার তুলনামূলকভাবে নিম্নমুখী বলে প্রতীয়মান মন্ত্রণালয়/বিভাগ অগ্রাধিকার ভিত্তিতে পরিদর্শনের আওতাভুক্ত হবে। পরিদর্শন শেষে টিম সংযোজনী ছক মোতাবেক পর্যবেক্ষণ ও সুপারিশসহ প্রতিবেদন পরিদর্শনের দিন অথবা পরবর্তী কার্যদিবসের মধ্যে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগে দাখিল করবে।
চিঠিতে বলা হয়, এ কার্যক্রমের উদ্দেশ্য কার্যসম্পাদনের প্রতিবন্ধকতা চিহ্নিতকরণ, উত্তম চর্চার প্রসার এবং সেবা প্রদানের গতি বৃদ্ধি। এ বিষয়ে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নেয়ার জন্য চিঠিতে অনুরোধ করা হয়।
চিঠিতে আরও ৪টি নির্দেশনা দেওয়া হয়। সেগুলো হলো-ডাক ও ইস্যু রেজিস্টারসহ সংশ্লিষ্ট সব রেজিস্টার হালনাগাদ রাখা, ডি-নথিতে/হার্ড নথিতে অনিষ্পন্ন নথির নিয়মিত পর্যালোচনা ও নির্ধারিত সময়ের মধ্যে নিষ্পত্তি নিশ্চিত করা, পরিদর্শনকালে টিমকে প্রয়োজনীয় তথ্য, রেকর্ডপত্রসহ সহযোগিতা করা এবং নির্ধারিত তারিখে পরিদর্শন টিমের সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তাকে নির্দেশনা দেওয়া।
এসএইচআর/জেআই